امروزه استفاده از دستگاه ویدئو کنفرانس تبدیل به بهترین راه‌حل برای برگزاری جلسه‌های از راه دور شده است که استفاده از آن سبب کاهش قابل توجهی در هزینه و زمان میشود. ویدیو کنفرانس ارتباط را برای مدیران آسان کرده و با هم‌خوانی با دوربین‌های حرفه‌ای توانسته پاسخگوی طیف گسترده‌ای از نیازهای موجود باشد. در ادامه به معرفی سیستم ویدئو کنفرانس خواهیم پرداخت.
فهرست عناوین
ویدیو کنفرانس چیست؟
ویدیو کنفرانس به تماسهای تصویری گفته میشود که افراد با یکدیگر برقرار میکنند. این ارتباط تصویری میتواند به صورت گروهی باشد. برای برگزاری ویدیو کنفرانس به تجهیزاتی نیاز است که ارسال صدا و تصویر را به بهترین شکل ممکن انجام دهد. از جمله این تجهیزات می‌توان به وبکم یا دوربین کنفرانس، میکروفون، بلندگو و غیره اشاره کرد.
برگزاری ویدئو کنفرانس به دلایل مختلفی انجام میشود. امروزه در بیشتر نقاط دنیا تعداد زیادی از کلاس‌ها، جلسه‌ها و آموزش‌ها از راه دور و به صورت مجازی برگزار می‌شوند و این امر باعث میشود که افراد بتوانند در زمان و هزینه‌های مربوط به برگزاری جلسات صرفه‌جویی کنند.
نحوه عملکرد ویدیو کنفرانس چگونه است؟
سیستم ویدئو کنفرانس را دو بخش سختافزاری و نرمافزاری تقسیم میکنند. تصاویر توسط دوربین کنفرانس انتقال داده میشود و صدای کاربران نیز توسط میکروفون کنفرانسی و یا گاهی اوقات توسط اسپیکرفون منتقل میشود.
برای برقراری ارتباط به نرم‌افزارهای ویدئو کنفرانس نیز نیاز است. هرچه از تجهیزات با کیفیت‌تر و فناوری‌های به‌روزتری استفاده کنید، کیفیت برگزاری جلسات شما نیز افزایش خواهد یافت. امروزه نرم‌افزارهایی وجود دارند که از امکاناتی مانند چرخش ۳۶۰ درجه، دوربین، زاویه دید ۶۵ درجه، ردیابی خودکار، بزرگ‌نمایی ۲۰ برابر و کیفیت تصاویر تمام HD برخوردار هستند.
چه افرادی می‌توانند از ویدیو کنفرانس استفاده کنند؟
امروزه از سیستم ویدئو کنفرانس در سازمان‌ها، کارخانه‌ها، دانشگاه‌ها، صنعت پزشکی و غیره استفاده میشود. سازمان‌ها می‌توانند جلسه‌های متعدد خود را بدون صرف زمان و هزینه زیاد به صورت غیرحضوری برگزار کنند. پزشکان نیز با استفاده از ویدیو کنفرانس می‌توانند تجربه‌های خود را با پزشکان سایر نواحی کشور در میان بگذارند و این میتواند امتیازی برای افرادی باشد که در مناطق محروم ساکن هستند.
دانشگاه‌ها با تجهیزات ویدئو کنفرانس امکان برگزاری کلاس‌ها را به صورت غیرحضوری دارند و می‌توانند روند برگزاری کلاس‌های مجازی را بهبود ببخشند. کارخانه‌هایی که چندین شعبه و دفتر در شهرهای مختلف کشور دارند و نیاز است که به صورت هفتگی جلسه‌هایی با سایر شعبه‌ها داشته باشند می‌توانند برای تسهیل ارتباط از تجهیزات ویدئو کنفرانس استفاده کنند.
به طور کلی برقراری ارتباط بین المللی بدون نیاز به صرف هزینه و جابجایی با تجهیزات ویدئو کنفرانس امکان‌پذیر خواهد بود.
نحوه برگزاری ویدئو کنفرانس
همانطور که اشاره شد، ویدئو کنفرانس مزیت‌های بی‌شماری برای کاربران به همراه دارد. شرکت در جلسه‌های متعدد، سهولت در برگزاری جلسه، پشتیبان‌گیری از اطلاعات از جمله مزایای استفاده از این سیستم هستند. البته لازم است برای استفاده از ویدئو کنفرانس پیش‌نیازهایی را رعایت کنید تا بتوانید به بهترین شکل ارتباط برقرار کنید. از جمله این پیش نیازها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
انتخاب فضا
اولین گام برای برقراری ارتباط با ویدیو کنفرانس، انتخاب یک مکان مناسب برای برقراری تماس است. فضایی که انتخاب می‌کنید باید به دور از سر و صدا باشد.
تهیه میکروفون مناسب
استفاده از میکروفون مناسب، گام دوم در برقراری یک ارتباط با کیفیت است. بهتر است برای تماسهای کنفرانسی خود از میکروفون‌های سیمی استفاده کنید که نیاز به منبع تغذیه جداگانه و شارژ مداوم نداشته باشند.
تجهیزات مناسب
در ارتباطات ویدئو کنفرانس باید از تجهیزات مناسبی مانند دوربین کنفرانس، وبکم و یا اسپیکرفون استفاده کرد تا کیفیت ارتباط حفظ شود.
زاویه مناسب
برای اینکه چهره شما به صورت شفاف و واضح نشان داده شود لازم است که نور سفید و زاویه مناسبی را انتخاب کنید.
ثابت بودن
بهتر است مکانی را انتخاب کنید که بتوانید تا پایان ویدیو کنفرانس به صورت ثابت در آنجا باقی بمانید، در این شرایط تصویر شما از وضوح بیشتری برخوردار خواهد بود و کیفیت اینترنت نیز دچار کندی نخواهد شد.
حفظ سکوت
هر زمانی که می‌خواهید سکوت کنید صدای میکروفون را قطع کنید تا صداهای محیط باعث حواس‌پرتی سایر کاربران نشود.
معرفی تجهیزات جانبی ویدئو کنفرانس
اسپیکرفون
در برقراری ارتباط آنلاین انتقال صدای واضح و خوب بسیار اهمیت دارد. اگر در ارتباط تصویری آنلاین کیفیت تصویر بسیار عالی باشد اما صدایی که انتقال پیدا می‌کند از کیفیت خوبی برخوردار نباشد نیاز کاربر برطرف نخواهد شد. بنابراین در ارتباط با ویدیو کنفرانس، هم کیفیت صدا و هم کیفیت تصویر از اهمیت بالایی برخوردار است.
اسپیکرفون دستگاهی است که میتواند قابلیت بلندگو و میکروفون را به صورت همزمان دارا باشد و کیفیت صدا را در جلسات حضوری و ارتباطات آنلاین افزایش دهد. نکاتی که در انتخاب یک اسپیکرفون مناسب باید مورد توجه قرار دهید به شرح زیر هستند:
کیفیت اسپیکرفون
بدیهی است که کیفیت اسپیکرفون تاثیر بسزایی در کیفیت صدای منتقل شده خواهد داشت.
مساحت اتاق و تعداد نفرات شرکت‌کننده در جلسه
علاوه بر کیفیت اسپیکرفون، میزان مساحت اتاق و تعداد نفرات شرکت‌کننده در جلسه نیز از جمله عواملی هستند که در انتخاب و خرید اسپیکرفون باید به آن توجه شود. حتی در یک فضای یکسان ولی با جنس دیوار متفاوت و ارتفاع سقف بیشتر تجهیزات متفاوتی مورد نیاز است. در اسپیکرفون قابلیت پردازش صداهای دریافتی وجود دارد و دستگاه میتواند تشخیص دهد که کدام صدا بازتابی از صدای اصلی است و آن صدا را حذف می‌کند.
بنابراین بهتر است قبل از خرید تجهیزات از ابعاد و مساحت فضا، تعداد نفرات شرکت‌کننده در جلسه، جنس دیوارها و ارتفاع سقف اتاق اطلاع داشته باشید.
اسپیکرفون با میکروفون وبکم معمولی تفاوت دارد. میکروفون‌هایی که در وبکم معمولی تعبیه شده‌اند برای مصرف شخصی هستند و حداکثر تا فاصله نیم متری می‌توانند صدا را با کیفیت معقولی دریافت کرده و آن را انتقال دهند ولی میکروفون‌هایی که در اسپیکرفون تعبیه شده‌اند دارای پردازشگر هستند و همین باعث میشود که برای استفاده‌های گروهی گزینه بهتری باشند.
اسپیکرفون قابلیت حذف صدای محیط را دارد، به همین دلیل در محیط‌های شلوغ با خیال راحت می‌توان به تماس تصویری پرداخت. قبل از خرید اسپیکرفون به تعداد کپسول‌های صدا، نحوه اتصال آن، منبع تغذیه و شعاع گیرایی توجه کنید.
دوربین کنفرانس
استفاده از دوربین کنفرانس در جلسه‌ها به نوع کاربری و ابعاد سالن بستگی دارد. دوربین‌های ویدیو کنفرانس معمولا با استفاده از یک پورت USB و یک کنترل از راه دور و یک سیستم صوتی ساده کار میکنند. این دوربین‌ها نیازی به زوم کردن و چرخش دوربین ندارند و زاویه دید وسیع و یک اسپیکر قدرتمند برای پخش صدا در سرتاسر سالن دارند.
همچنین در این دوربین‌ها یک میکروفون ۳۶۰ درجه وجود دارد که با شعاع گسترده‌ای میتواند صدا را بپذیرد. این دوربین‌ها با کابل ارتباطی USB خود می‌توانند به راحتی به رایانه یا لپ‌تاپ متصل شوند. البته پکیج‌های دوربین کنفرانس به مدل و برند آنها بستگی دارد و مدل‌ها و برندهای مختلف می‌توانند قابلیت‌های متفاوتی داشته باشند. برای اتاق‌هایی با متراژ‌های مختلف و تعداد نفرات شرکت‌کننده متفاوت به دوربین‌های متفاوتی نیاز است که برای خرید آنها بهتر است با مشاوران مجرب مشورت کنید.
وبکم کنفرانس
برای خرید وبکم لازم است که به کیفیت تصویر آن توجه شود. وبکم با کیفیت به شما کمک می‌کند تا تصویر واضح و شفافی در جلسه‌ها ارائه دهید. وبکم‌هایی که زاویه دید گسترده‌تری دارند این امکان را برای شما فراهم میکنند تا فضای بیشتری از محیط را نمایش دهید و با شرکت‌کنندگان ارتباط بهتری برقرار کنید.
قابلیت صدا نیز در خرید وبکم باید در نظر گرفته شود. وبکم‌هایی که میکروفون با کیفیت دارند به خوبی می‌توانند صدا را انتقال داده و کیفیت صدا را در جلسات کنفرانس ارتقاء دهند. محصولات وبکم‌ها تنوع‌های زیادی دارند و قیمت آنها نسبت به کیفیت تصویر و قدرت صدا و سایر اقلام وبکم متغیر است.
انواع سیستم ویدئو کنفرانس
- سیستم ویدئو کنفرانس دسک‌تاپ یکی از مهم‌ترین انواع ویدئو کنفرانس است که بین کارکنان و کارفرماها محبوبیت دارد.
- اپلیکیشن‌های ویدئویی تلفن همراه به کاربران اجازه می‌دهند تا از طریق گوشی خود در کنفرانس‌های ویدئویی شرکت کنند.
- سیستم ویدیو کنفرانس اجرایی که برای دسک‌تاپ بهینه شده است از طریق اپلیکیشن‌های دسک‌تاپ و مرورگرها به برگزاری وبینار و ارائه ویدیو کنفرانس با کیفیت می‌پردازد.
- سیستم ویدئو کنفرانس اتاقی که از اتاق‌های کنفرانس با ابعاد مختلف پشتیبانی می‌کند میتواند ازچندین صفحه نمایش پشتیبانی کند.
سخن پایانی
امروزه استفاده از ویدئو کنفرانس برای برگزاری جلسه‌های اداری و آموزشی بسیار گسترده شده است و این فناوری این امکان را برای افراد فراهم کرده تا بتوانند با برگزاری جلسه‌های از راه دور در زمان و هزینه صرفه جویی کنند. انواع مختلفی از سیستم ویدئو کنفرانس وجود دارد که می‌توان برای استفاده‌های شخصی یا استفاده‌های عمومی آنها را انتخاب کرد.
برای پیدا کردن بهترین نرم‌افزار ویدئو کنفرانس لازم است تا با نیاز کسب و کار خود آشنا شوید و مطابق با آن بهترین انتخاب را داشته باشید.
