اتاق ویدئو کنفرانس را می‌توان یک فضای همکاری اصلی برای هر شغلی دانست. طراحی اتاق کنفرانس اصول خاصی دارد و استانداردهای ویژه‌ای باید در آن رعایت شود. این فضای حرفه‌ای لازم است که با تجهیزات پیشرفته‌ای برای برگزاری جلسات آنلاین و جلسه‌های از راه دور تجهیز شود.
در این اتاق‌ها لازم است تجهیزات اتاق کنفرانس از قبیل امکانات صوتی و تصویری با کیفیت و نمایشگرهای بزرگ وجود داشته باشد تا بتوان به راحتی از این فضا برای کنفرانس‌های ویدئویی، جلسه‌های کاری و حتی ملاقات‌های مجازی استفاده کرد.
امروزه با گسترش فرهنگ دورکاری، وجود اتاق ویدئو کنفرانس در تمام محیط‌های کاری ضروری است. در ادامه شما را با مراحل مختلف طراحی اتاق ویدئو کنفرانس و تجهیزات آن آشنا خواهیم کرد.
شیوه طراحی یک اتاق ویدئو کنفرانس عالی
به طور معمول اتاق‌های ویدیو کنفرانس در حدود ۲۵ تا ۳۰ متر مربع هستند و توانایی میزبانی از ۸ تا ۱۰ نفر را دارند. کارمندان در این فضا می‌توانند به صورت روزانه جلسه‌هایی را برگزار کنند و درباره ایده‌ها و پروژه‌های جدید از طریق طوفان فکری مباحثه کنند. جلسه‌های مجازی نیز در این اتاق‌ها برگزار می‌شود و برای ارتباط با شرکت‌کنندگان از راه دور و کارمندان سایر شعبه‌ها مورد استفاده است.
تجهیزات اتاق کنفرانس این اجازه را به کارمندان و شرکت‌کنندگان از راه دور می‌دهد تا یکدیگر را ببینند و مطالب را از طریق ارائه، اسلاید و فیلم به اشتراک بگذارند.تجهیزات اتاق کنفرانس این اجازه را به کارمندان و شرکت‌کنندگان از راه دور می‌دهد تا یکدیگر را ببینند و مطالب را از طریق ارائه، اسلاید و فیلم به اشتراک بگذارند.
برای طراحی اتاق کنفرانس سه عنصر کلیدی زیر را در نظر بگیرید:
2. نیازهای صوتی
3. نیازهای نمایشگر
برای طراحی یک اتاق کنفرانس عالی باید این سه عنصر به صورت ترکیبی در کنار یکدیگر قرار بگیرند.
برای طراحی اتاق کنفرانس مراحل زیر را در نظر داشته باشید
هدف از طراحی اتاق ویدئو کنفرانس
نخستین سوالی که باید از خود بپرسید این است که هدف شما از طراحی اتاق کنفرانس چیست و آیا این اتاق قرار است فقط برای کنفرانس‌های ویدئویی مورد استفاده قرار بگیرد یا اینکه استفاده‌های دیگری نیز از آن خواهد شد. همچنین انواع جلساتی که قرار است در این اتاق برگزار شود و افرادی که قرار است در این اتاق حضور داشته باشند باید معین شوند.
احتمال اینکه شما از اتاق کنفرانس به صورت چند منظوره استفاده کنید زیاد است پس بهتر است قبل از آغاز طراحی این کاربردها را در نظر داشته باشید. پس از مشخص کردن هدف خود از طراحی اتاق کنفرانس باید بررسی کنید که آیا فضایی که در اختیار دارید هدف شما را محقق خواهد کرد یا خیر. برای مثال اگر قرار است که از اتاق ویدئو کنفرانس برای تمامی جلسات استفاده کنید، از اندازه اتاق و تناسب آن با این منظور اطمینان حاصل کنید. فضای اتاق باید به اندازه‌ای باشد که بتواند تمام کارمندان خود را میزبانی کند.
مبلمان اتاق و قابل حمل بودن آنها
یکی از تجهیزات اتاق کنفرانس، میز بزرگ کنفرانس و صندلی‌هایی است که در وسط اتاق قرار دارند. اندازه میز و تعداد صندلی‌ها بستگی به هدف شما از طراحی اتاق کنفرانس دارد. اگر قرار است از این فضا برای اهداف مختلفی استفاده کنید بهتر است از میز و صندلی‌های تاشو استفاده کنید که بتوانید آنها را به راحتی جابجا کنید.
ابعاد اتاق
اندازه تجهیزات و تعداد آنها باید متناسب با ابعاد اتاق باشد تا فضا برای تردد افراد باقی بماند.
نور اتاق
برای طراحی اتاق کنفرانس به میزان نور اتاق توجه کنید. دقت کنید که تداخل نور طبیعی و نور سقف ایجاد سایه نکند و تجربه ملاقات شما را با میهمانان مجازی خراب نکند. برای اینگونه اتاق‌ها بهتر است از رنگ‌های خنثی مانند رنگ خاکستری بر روی دیوارها استفاده شود تا ظاهر رنگ بهبود پیدا کند. از دیوارهای کاملا سفید خودداری کنید. بهتر است دیوارها با رنگی پوشش داده شوند که بازتاب ۵۰ درصد داشته باشد.
محل قرارگیری درها
محل قرارگیری درها بر روی محل قرارگیری صفحه نمایش تاثیر می‌گذارد و نباید صفحه نمایش شما به واسطه یک درب باز مسدود شود. به علاوه اگر درها روبروی صفحه نمایش شما باشند تمرکز مخاطبان شما به خاطر رفت و آمد افرادی که وارد اتاق می‌شوند مختل می‌شود. پس نحوه قرارگیری دوربین‌ها و نمایشگرها به طور کامل به محل قرارگیری درب ورودی بستگی دارد.
جنس دیوارها، سقف و کف اتاق تاثیر زیادی بر کیفیت صدا خواهد داشت. سطوح بزرگ و سخت و مسطح می‌توانند صدا را منعکس کنند و کیفیت صدا را کاهش دهند. اگر کف اتاق از جنس سخت است، میتوانید در قسمت‌هایی از آن فرش پهن کنید. برای جلوگیری از انعکاس صدا میتوانید از تخته‌های عایق صدا یا تابلوهای هنری استفاده کنید.
دقت کنید که دیوارهای شیشه‌ای باعث انعکاس نور و صدا می‌شوند و در صورت استفاده از آنها باید در مورد محل قرارگیری تجهیزات اتاق کنفرانس بیشتر فکر کنید. اگر بر روی دیوار اتاق پنجره قرار دارد، در هر ساعت از روز که قصد برگزاری جلسه دارید باید دقت کنید که ارائه‌دهندگان روبروی نور خورشید قرار می‌گیرند یا اینکه نور خورشید بر روی آنها سایه خواهد انداخت.
نیازهای صوتی
نیازهای صوتی اتاق ویدئو کنفرانس به ابعاد اتاق و هدف شما از طراحی آن اتاق بستگی دارد. بهتر است اتاق ویدئو کنفرانس آکوستیک باشد تا مطمئن شوید که صدای شما به خارج از اتاق نشت نخواهد کرد. برای اینکه بتوانید جلسه‌های با کیفیتی در این اتاق برگزار کنید باید بازتاب صدا را از چندین سطح در اتاق کاهش دهید. بهتر است تجهیزات اتاق کنفرانس، جاذب صدا باشند که مانع از تکرار و تداخل شده و شنوایی و درک شرکت‌کنندگان را در جلسه تسهیل کنند.
برای جذب صدا و بهبود آکوستیک اتاق میتوانید از پنل‌های دیواری آکوستیک و پنل‌های سقف آکوستیک استفاده کنید. میکروفون‌های سقفی برای اتاق‌هایی که طراحی پویاتری دارند نسبت به میکروفون‌های ثابت گزینه مناسب‌تری هستند. نسبت به هدف خود از طراحی اتاق کنفرانس میتوانید از تنظیمات چند میکروفونی استفاده کنید.
بهترین طرح را برای اتاق کنفرانس انتخاب کنید
معمولا طرح Uشکل برای بیشتر جلسه‌ها و ارائه‌ها استفاده می‌شود. در این طرح با قرارگیری میزها به صورت پهلو به پهلو و مرتب کردن صندلی‌ها در قسمت بیرونی میزها می‌توان خطوط بصری را در نقطۀ مرکزی متمرکز کرد.
اگر بخواهید میتوانید اتاق کنفرانس را به سبک سنتی بچینید و صندلی‌ها را در اطراف میز قرار دهید. به این ترتیب برای اتاق‌هایی که گنجایش بیشتری دارند می‌توان از چند ردیف میز و صندلی استفاده کرد. در طراحی اتاق به روشنایی، محل قرارگیری دوربین و بلندگوها و میکروفون و همچنین پورت‌های ورودی و خروجی توجه کنید.
نیازهای ویدئویی در طراحی اتاق کنفرانس
تعداد و ابعاد نمایشگرهایی که نیاز دارید به ابعاد اتاق و هدف آن بستگی دارد. اتاق کوچک گزینه‌های ویدئویی شما را محدود می‌کند. برای قرارگیری صفحه‌های نمایش باید به جای افراد و محل قرارگیری پنجره‌ها دقت کنید. صفحه نمایش با دوربین ضعیف، ارائه‌دهنده را در سایه یا در معرض نور زیاد قرار می‌دهد.
مخاطب نباید با صفحه نمایش زاویه نامناسبی داشته باشد زیرا این موضوع باعث ناراحتی او خواهد شد. معمولا فاصله مناسب برای مشاهده فیلم و محتوای عادی، یک تا چهار برابر قطر صفحه است.
در زمان طراحی اتاق کنفرانس به چه نکاتی دقت کنیم؟
1. برای برگزاری جلسه، تلویزیون نسبت به ویدئو پروژکتور گزینه بهتری است زیرا در هنگام برگزاری جلسه‌ها لازم است که نور اتاق زیاد باشد تا افراد بتوانند تصویر با کیفیتی را در نمایشگرها ببینند. در زمان استفاده از ویدیو پروژکتور این موضوع برعکس است و باید تا جایی که امکان دارد فضا تاریک باشد و از نور مصنوعی استفاده نشود.
2. شیوه نصب وبکم و یا دوربین ویدئو کنفرانس باید با در نظر گرفتن ابعاد اتاق و نوع میز کنفرانس و شیوه نشستن افراد باشد و مطابق با این اصول می‌تواند بر روی سقف یا دیوار نصب شود.
3. برای بهبود قابلیت‌های اتاق ویدئو کنفرانس از مناسب‌ترین تجهیزات اتاق کنفرانس استفاده کنید.
4. فناوری و تجهیزات اتاق کنفرانس باید استاندارد باشند.
5. برخی از تجهیزات اتاق کنفرانس از قبیل سیستم‌های ارائه بی‌سیم، دوربین ۳۶۰ درجه، تخته سفید تعاملی، صفحه زمان‌بندی اتاق کنفرانس، نرم‌افزارهای رزرو اتاق کنفرانس ممکن است به نظر ضروری نباشند اما می‌توانند بهترین تجربه را برای مخاطبان شما رقم بزنند.
6. حتما از مناسب بودن پهنای باند اتاق کنفرانس خود مطمئن شوید. اگر بتوانید اتاق کنفرانس خود را به صورت بی‌سیم راه‌اندازی کنید بسیار بهتر است.
سخن پایانی
اتاق ویدئو کنفرانس راه‌حل بسیار خوبی برای برگزاری جلسه و برقراری ارتباط‌های از راه دور است. در این مطلب به طراحی اتاق کنفرانس پرداختیم و مراحل مختلف این کار را بیان نمودیم. چنانچه قصد طراحی اتاق ویدئو کنفرانس را دارید بهتر است با کارشناسان مجرب این حوزه مشورت کنید تا بهترین‌ها را به شما توصیه کنند و شما را با مناسب‌ترین تجهیزات اتاق کنفرانس آشنا نمایند.
سوالات متداول
عناصر اصلی در طراحی یک اتاق کنفرانس چه چیزهایی هستند؟
سه عنصر کلیدی فضای اتاق، ملزومات صوتی و نیازهای نمایشگر باید به صورت ترکیبی در کنار یکدیگر قرار بگیرند تا بتوان یک اتاق ویدئو کنفرانس مناسب طراحی کرد.
نخستین قدم در طراحی اتاق کنفرانس چیست؟
نخستین گام این است که شما هدف خود را از طراحی اتاق ویدیو کنفرانس مشخص کنید تا بتوانید مناسب‌ترین تجهیزات را تهیه کرده و نور اتاق و نیازهای صوتی و تصویری را مطابق با آن تامین کنید.
