طراحی اتاق ویدیو کنفرانس با توجه به ابعاد آن که به سه دسته Huddle room، Medium room و Large room تقسیم‌بندی می‌شود، صورت می‌گیرد.
اندازه‌ و محل قرارگیری میز ویدیو کنفرانس با توجه به ملاحظات معماری برای رفت و آمد، کدهای لازم ساختمانی، تعداد افراد حاضر و با توجه به محل قرارگیری پنل تصویر به کارفرما طی نقشه لازم ارائه می‌گردد.
محل قرارگیری تمام تجهیزات صوتی و تصویری اعم از دوربین‌ها، میکروفون‌ها، اسپیکرها و رک و چگونگی ارتباط آنها توسط نقشه در اختیار کارفرما قرار می‌گیرد.
چنانچه محل ویدیو کنفرانس نیاز به اتوماسیون برای پرده‌های محیط روشنایی و پرده پروژکتور داشته باشد سیستم مورد نیاز تعبیه می‌گردد.
اگر محل ویدیو کنفرانس نیاز به اتوماسیون برای پرده‌های محیط روشنایی و پرده پروژکتور داشته باشد، سیستم مورد نیاز نصب خواهد شد.
تجهیزات صوتی و تصویری سالن کنفرانس با مشورت کارشناسان شرکت کدالی انتخاب می‌گردد. به علاوه برای ضد صدا کردن محیط و جلوگیری از ورود و خروج صدا مشاوره لازم ارائه می‌شود.
دکورهای پیش‌ساخته کدالی که دارای پنل‌های آکوستیک هستند، در طرح‌های مختلف قابل انتخاب هستند. با استفاده از این دکورها می‌توان میزان انعکاس صدا در محیط کنفرانس را کاهش داد و کیفیت صدای ویدیو کنفرانس را بهبود بخشید.